Open communicatie en sociale veiligheid in teams

Een vertrouwenspersoon maakt cultuurpatronen zichtbaar

Iemand aanspreken is lastig

Hoe hecht een team ook is: er is altijd wel een collega waarmee het contact wat moeizamer verloopt. Deze collega loopt de kantjes ervan af, komt regelmatig te laat of levert zijn bijdrage aan een project niet op tijd. Daardoor kunnen anderen niet verder.

In een gezonde organisatie voelen collega’s in zo’n geval de ruimte om te zeggen waar het op staat. Toch blijft iemand aanspreken spannend. Mensen vrezen een conflict, zijn bang dat ze negatief overkomen of willen niemand kwetsen. Zo’n gesprek wordt extra lastig als er kritiek is op een leidinggevende of organisatie. Medewerkers vragen zich bijvoorbeeld af wat dit betekent voor hun beoordeling, functie of samenwerking.

Open communicatie leidt tot betere prestaties

In de praktijk presteren teams beter als medewerkers zich vrij voelen om vragen te stellen, feedback te geven, zorgen te delen, fouten te bespreken of hun afwijkende mening te geven. Dat levert vaak een hoger rendement en meer winst op, doordat het aantal fouten afneemt en de productiviteit hoger ligt in zo’n sociaal veilige bedrijfscultuur. Ook is er vaak minder verzuim.

Leidinggevenden spelen daarin een belangrijke rol. Zij nodigen medewerkers uit om hun mening te geven, luisteren zonder direct in de verdediging te schieten en nemen signalen serieus. Zo ontstaat ruimte voor leren en verbeteren.

Een vertrouwenspersoon maakt cultuurpatronen zichtbaar

Een externe vertrouwenspersoon staat wat verder van de organisatie af, maar heeft vaak contact met verschillende medewerkers. Als een vertrouwenspersoon uit die individuele gesprekken terugkerende thema’s signaleert, dan rapporteert zij dit geanonimiseerd aan bestuur en management. Het gaat dan bijvoorbeeld om signalen als:

• het niet durven aanspreken van een leidinggevende;
• de organisatie die feedback als lastig ziet;
• angst dat kritiek uiten van invloed is op beoordelingen;
• conflictvermijding in teams, waardoor problemen blijven bestaan.

De verantwoordelijkheid om dit op te pakken, ligt bij het management. Wel kan een externe vertrouwenspersoon jouw organisatie adviseren en ondersteunen bij de aanpak en preventie. Denk aan het organiseren van teamdialogen, het versterken van feedback in werkoverleggen, het adviseren over trainingen voor leidinggevenden of het opzetten van een periodieke cultuurmeting.

In een eerdere blog sprak ik al over een gedragscode. Daarin leg je vast hoe je binnen en buiten het bedrijf met elkaar omgaat. Beschikt jouw organisatie over zo’n gedragscode? Verwijs dan tijdens gesprekken naar de afspraken die daarin staan. Zo maak je duidelijk welk gedrag bij de organisatie past en waar de grens ligt.

Feedback geven zonder oordeel

Feedback heeft veel waarde voor een organisatie, zolang collega’s die op een constructieve manier geven. Verschillende communicatiebruggetjes helpen daarbij. NIVEA – Niet Invullen Voor Een Ander – en OEN – Open, Eerlijk en Nieuwsgierig – vind ik de belangrijkste.

We vergeten namelijk gemakkelijk te vragen waarom een collega iets doet. Vaak hebben we ons oordeel al klaar. Denken we dat het de ander niet interesseert of dat iemand het simpelweg niet begrijpt. Daardoor belanden we snel in een negatieve modus. Zeker wanneer een collega in de productie een fout maakt met grote gevolgen.

Of het nu gaat om collega’s onderling of om een gesprek tussen een medewerker en leidinggevende: een negatieve toon werkt averechts. Noem je collega geen prutser – of vul zelf maar iets in – maar vraag wat er is gebeurd. Geef ook aan welk effect het gedrag of gebeurtenis op jou heeft: ‘Ik heb er last van, omdat… Is dat jouw bedoeling?’

Daarmee geef je de ander ruimte om zijn verhaal te vertellen. Misschien blijkt dat je collega de situatie anders zag. Of dat hij zelf ook inziet dat een andere aanpak beter past.

Maak feedback onderdeel van de dagelijkse praktijk

Als collega’s feedback op een goede manier geven én ontvangen, is dat een cadeautje voor de organisatie. Het helpt teams om van fouten te leren en beter samen te werken.

Feedback leer je vooral door te doen. Een praktische toolbox biedt een laagdrempelige manier om hier samen mee te oefenen. Bespreek sociale veiligheid ook regelmatig tijdens het werkoverleg. Leidinggevenden geven daarbij het voorbeeld. Vraag actief om feedback, reageer rustig op kritiek en vertel wat je met een signaal doet. Zo groeit het vertrouwen om zorgen, fouten en afwijkende meningen eerder te delen.