Externe vertrouwenspersoon en verzuim

Voorkomen is beter dan genezen

Ziekteverzuim kost meer dan je denkt

Pesten, seksuele intimidatie of hoge werkdruk zorgen soms voor een te zware psychosociale arbeidsbelasting (PSA), met verzuim tot gevolg. Een veilige werkcultuur helpt om problemen eerder te signaleren en escalaties te voorkomen. Dit draagt bij aan een gezonde werkcultuur en vermindert onnodig ziekteverzuim. Als werkgever heb je een zorgplicht voor je medewerkers. Dat betekent ook dat je oog houdt voor psychosociale arbeidsbelasting. Los daarvan kost ziekteverzuim jouw bedrijf gewoon veel geld. Zet die kosten eens af tegen de kosten voor de extra inzet van een externe vertrouwenspersoon. Al met een paar dagen minder ziekteverzuim is die inzet lonend.

PSA is de belangrijkste oorzaak van werkgerelateerd verzuim
Onderzoek van TNO toont aan dat in 2023 42% van alle verzuimdagen werkgerelateerd was. Het grootste aandeel daarvan komt op rekening van psychosociale arbeidsbelasting (PSA): circa 23% van alle verzuimdagen. Bovendien hangt verzuim door PSA vaak samen met een langere verzuimduur.

Mogelijk stijgt het aandeel mentale klachten als verzuimoorzaak richting 2027 nog verder. Het is daarom des te belangrijker om te werken aan het voorkomen van burn-out, stress en overspannenheid bij werknemers.

Een veilige werkomgeving helpt om dit verzuim terug te dringen. In onze artikelen over een veilige werkomgeving en de rol van de vertrouwenspersoon bij preventie lees je hoe je daar werk van maakt.

Wat je als werkgever regelt bij verzuim

Bij verzuim krijg je als werkgever te maken met een groot aantal procedures en verplichtingen. In kleinere organisaties is er niet altijd iemand die zich hier dagelijks mee bezighoudt. Dan is een foutje snel gemaakt. Lang niet iedereen is er bijvoorbeeld van op de hoogte dat de bedrijfsarts bij mentale klachten binnen twee weken ingeschakeld moet zijn. Juist daar zit ook de meerwaarde van een externe vertrouwenspersoon. Die signaleert, adviseert en helpt werkgevers om dit soort stappen op tijd te zetten.

Ook weet niet iedere werknemer dat hij al vóór uitval naar de bedrijfsarts kan met mentale klachten. Dat is jammer. Want als je daar als werkgever duidelijk over communiceert, voorkom je onnodig verzuim.

Daar komt bij dat langdurig verzuim grote financiële gevolgen heeft. In Nederland betaalt een werkgever meestal 104 weken loon door. Dan lopen de kosten snel op, nog los van vervanging of productieverlies. Juist daarom loont het om verzuimbeleid, signalering en ondersteuning goed te regelen. Bovendien is het als werkgever ook mogelijk om je te verzekeren tegen langdurig ziekteverzuim. Omdat ziekteverzuim niet altijd werkgerelateerd en/of te voorkomen is, is dat een verstandige keuze.

Zo helpt een vertrouwenspersoon bij ziekteverzuim

Is ziekteverzuim wel werk gerelateerd, dan wil je dat je medewerker weer zo snel mogelijk re-integreert. Een externe vertrouwenspersoon helpt daarbij. De leidinggevende en bedrijfsarts zijn verantwoordelijk voor de begeleiding tijdens ziekte zelf. De vertrouwenspersoon richt zich juist vanuit een veilige neutrale positie op het verhaal van de medewerker en de oorzaken van de klachten.

Daarnaast zorgt een externe vertrouwenspersoon voor de eerste opvang als het bespreekbaar maken volgens de informele route binnen de organisatie niet lukt. Gewoon door een luisterend oor te bieden voor werknemers die bijvoorbeeld te maken hebben met ongewenst gedrag als agressie, intimidatie of discriminatie. Ook kan de vertrouwenspersoon de werknemer de weg wijzen naar bijvoorbeeld een bedrijfsarts of bedrijfspsycholoog. Door vervolgens problemen als stress en conflicten op de werkvloer aan te pakken, voorkom je een nieuw en langdurig verzuim.

Zet de kosten voor langdurig verzuim eens af tegen de kosten voor de extra inzet van een externe vertrouwenspersoon. Al met een paar dagen minder ziekteverzuim is die inzet lonend.

De vertrouwenspersoon adviseert ook de werkgever. Die kijkt niet alleen mee of je de stappen rond verzuim goed hebt ingericht, maar ook of thema’s als PSA en sociale veiligheid voldoende aandacht krijgen in jouw beleid en in de risico-inventarisatie & – evaluatie. Zo signaleer je risico’s eerder, stuur je sneller bij en voorkom je dat klachten uitgroeien tot langdurig verzuim. Juist daarom is een externe vertrouwenspersoon voor veel organisaties een slimme aanvulling op het verzuimbeleid.