Veilige werkomgeving creëren: dit kan een externe vertrouwenspersoon betekenen

In een veilige werkomgeving zijn problemen bespreekbaar

Elke leidinggevende kan het beamen: een medewerker die goed in zijn of haar vel zit, functioneert ook beter op het werk. Heeft een medewerker zorgen, signaleert deze een situatie die schadelijk is voor de organisatie of werknemers of is er frictie binnen het team? Dan is het zaak dat de medewerker gehoor vindt in de organisatie.

Zorgplicht, PSA-beleid en RI&E

Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) gaat onder andere over stress die ontstaat als reactie op ongewenst gedrag en een te hoge werkdruk. Ongewenst gedrag als pesten, agressie en geweld, discriminatie en (seksuele) intimidatie kunnen leiden tot lichamelijke, psychische en sociale klachten. Vanwege de zorgplicht is in de Arbowet vastgelegd dat een werkgever beleid moet voeren om PSA te voorkomen of te beperken. Omdat PSA een bedrijfsrisico is, hoort dit thema ook thuis in de RI&E.

Luisteren zonder te oordelen

Of je nu in een grote of kleine organisatie werkt, het is altijd wenselijk om een werksfeer te creëren waarin collega’s elkaar aan durven spreken. Als er een probleem ontstaat op sociaal vlak, dan is het het beste als dat informeel, dus binnen de eigen organisatie, kan worden aangekaart. Het belangrijkste is dan om te luisteren, zonder oordeel te vellen. Het gaat erom hoe iemand een bepaalde situatie ervaart en hoe de situatie voor deze werknemer kan veranderen.

Hoe kleiner de organisatie, hoe lastiger het kan zijn

Het voordeel van een kleine organisatie is dat de lijnen vaak kort zijn en er een informele cultuur heerst. Omdat iedereen elkaar kent, zijn lastige onderwerpen al snel bespreekbaar. Toch kan het feit dat iedereen elkaar kent ook een nadeel zijn. Als het bijvoorbeeld om ongewenste omgangsvormen of discriminatie gaat, of de werkrelatie met de leidinggevende verstoord is, dan kan het niet veilig voelen om je verhaal te doen bij een collega. Dat is logisch, in een kleiner bedrijf is het moeilijk om de anonimiteit en 100% vertrouwelijkheid van een melding te waarborgen. Een externe vertrouwenspersoon heeft een neutrale positie: deze staat verder van de organisatie af en heeft geen banden met de collega’s of leidinggevenden waar het om gaat. In bepaalde situaties kan het daarom voor een medewerker veiliger voelen om naar een externe vertrouwenspersoon te stappen.

Vertrouwenspersoon als het niet informeel opgelost kan worden

Kan een medewerker zijn probleem of zorgen om wat voor reden dan ook intern niet bespreken? Dan kan hij of zij een formele melding doen bij een externe vertrouwenspersoon, mits deze is aangewezen.

Een externe vertrouwenspersoon luistert en vraagt door. Wat is er gebeurd? Hoe was dat voor de betreffende melder? Zijn er anderen van op de hoogte of waren zij erbij toen er iets gebeurde? En hoe reageerden zij? Hoe gaat het nu met de melder? Een vertrouwenspersoon zorgt er in de eerste plaats voor dat een melder zijn verhaal kwijt kan. Vervolgens bespreekt een vertrouwenspersoon de mogelijkheden die de melder heeft om het probleem zelf aan te pakken, inclusief de voor- en nadelen die daarbij horen.

Regie ligt bij de melder

Een vertrouwenspersoon is geen probleemoplosser maar is ondersteunend. De regie ligt altijd bij de melder. Op basis van de opties die samen met de vertrouwenspersoon bestudeerd zijn, moet de melder zelf beslissen welke actie hij of zij onderneemt. Wil en kan de melder de situatie toch binnen de organisatie bespreken? Een vertrouwenspersoon biedt dan ondersteuning door tips te geven, zodat de melder het gesprek met hervonden zelfvertrouwen aan kan gaan. Ook kan een vertrouwenspersoon ter ondersteuning van de melder bij zo’n gesprek aanwezig zijn, zonder zich inhoudelijk erin te mengen. Maar ook dan is een veilige werkomgeving van groot belang.