Vertrouwenspersoon en preventie

Je voelsprieten uitzetten

Er is zo’n ongeschreven regel dat je bij een bedrijf van 100 medewerkers jaarlijks vijf formele meldingen moet krijgen. Ook bij een ‘goed’ bedrijf gaat er helaas wel eens iets mis in de communicatie. Een collega kan – bedoeld of onbedoeld – een opmerking maken, die zo verkeerd valt dat het slachtoffer ervan wakker ligt. Als vertrouwenspersoon luister je dan naar het verhaal van de melder en kijk je samen welke mogelijkheden er zijn om het op te lossen. Is het opgelost, dan kun je het natuurlijk registreren en wachten op de volgende melding. Als externe vertrouwenspersoon van BMD Advies zetten wij een stapje extra: bij formele meldingen zetten wij altijd onze voelsprieten uit: is dit iets eenmaligs of speelt er meer binnen de organisatie?

Een vertrouwenspersoon: als je er zelf niet uitkomt

Een vertrouwenspersoon is er voor alle medewerkers die ongewenst gedrag als pesten, (seksuele) intimidatie of discriminatie ervaren op het werk en er zelf niet uitkomen. Vooral dat laatste is van belang: het is niet nodig om elke ongewenste opmerking formeel te melden bij de vertrouwenspersoon. Ben je als slachtoffer in staat om de dader een weerwoord te geven, of kun je bij een leidinggevende terecht om het probleem samen op te lossen? Zo’n informele oplossing is alleen maar beter. Maar als dat niet lukt, om wat voor reden dan ook, of als het ongewenste gedrag zich blijft herhalen, dan kan een vertrouwenspersoon uitkomst bieden. Wat een vertrouwenspersoon voor je kan doen, lees je in deze blog.

Niet wachten totdat het escaleert

Sterker nog, ook als er geen formele meldingen zijn gedaan, maar wij ‘tussen de regels door beluisteren’ dat de werksfeer niet is wat hij moet zijn, komen we in actie. Is de bedrijfscultuur hard, ruw en bot? Zijn er medewerkers die daar last van hebben of wil het bedrijf die bedrijfscultuur verbeteren? Of werken er veel mensen met een buitenlandse achtergrond en is er een groter risico op discriminatie? Dan wachten we niet totdat de boel ontspoort, er medewerkers uitvallen of er wel formele meldingen plaatsvinden.

Een voorbeeld van een preventieve actie is het organiseren van een toolboxmeeting, workshop of andersoortige medewerkersbijeenkomst. Hier geven we voorlichting en maken we het onderwerp bespreekbaar. Dat houden we zo luchtig mogelijk, gebruiken veel visuele middelen en werken het liefst in kleine groepen van 10 tot 15 mensen. Ook al is het onderwerp pittig; door het met een beetje humor in te brengen, zijn het zeker geen beladen bijeenkomsten. Als je ieder jaar één of meerdere keren zo’n onderwerp aanpakt, breng je de bewustwording op gang en verklein je de kans op escalatie.

Als externe vertrouwenspersoon vertrouwen verdienen

Bijkomend voordeel van dit soort ‘workshops’ is dat je als externe vertrouwenspersoon je gezicht weer laat zien. Er valt veel voor te zeggen om voor een externe vertrouwenspersoon te kiezen in plaats van die rol toe te bedelen aan een eigen medewerker. De belangrijkste reden is wel dat het als externe vertrouwenspersoon veel gemakkelijker is om de anonimiteit en 100% vertrouwelijkheid van een melding te waarborgen.

Voorwaarde is wel dat de medewerkers je weten te vinden en je ‘kennen’; mensen bellen niet zomaar een vreemde. Wij werken er hard aan om dat vertrouwen te verdienen, bijvoorbeeld door onszelf, inclusief foto, voor te stellen in een nieuwsbrief, op intranet of met een flyer op het prikbord. Daarnaast zijn wij regelmatig fysiek aanwezig, lopen we een rondje en maken we een praatje met de mensen. Met zo’n toolboxmeeting of workshop gaat het contact wat dieper. Dat verlaagt de drempel voor een medewerker om je in te schakelen als deze ergens mee zit en kun je uitval mogelijk voorkomen. Zo ben je preventief bezig, zowel op organisatorisch als op persoonlijk vlak.