Metos versterkt de organisatie: ISO-hercertificering als zichtbaar resultaat

Hercertificering en versterking van QHSE

Voor Metos zijn de ISO 9001- en ISO 14001-certificeringen belangrijk. Klanten die betrouwbare en hoogwaardige keukenapparatuur zoeken, vragen hiernaar. Met de certificaten maakt Metos aantoonbaar dat kwaliteit, milieu en continu verbeteren structureel zijn geborgd. De samenwerking met BMD Advies richt zich net als de projecten op de bredere ontwikkeling van de organisatie. De naderende hercertificering bood een moment om de voortgang daarvan zichtbaar en toetsbaar te maken. Omdat certificeren en hercertificeren geen dagelijks werk is, vraagt dit om inzicht in de norm, overzicht in documentatie en voorbereiding op auditvragen. De basis ligt echter in het dagelijkse werk: weten wat de organisatie wil bereiken, daar passende afspraken over maken en nagaan of die afspraken ook worden nagekomen.

Aantoonbaar voldoen én praktisch werkbaar blijven

De vraag voor Metos was helder: hoe zorg je dat het managementsysteem aantoonbaar voldoet aan ISO 9001 en ISO 14001 én de organisatie helpt om beter te werken? Processen en procedures moeten duidelijkheid geven, zonder onnodige bureaucratie. Zodat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht, waarbij de afspraken direct aansluiten op de praktijk. Metos zocht daarom ondersteuning die verder ging dan het nalopen van de norm: een adviseur die meedenkt over groeigebieden, beleid en uitvoering en daarbij oog houdt voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

“In dit project stond het bewaken van een balans tussen het aanbrengen van processen/procedures en het voorkomen dat het door bureaucratie niet meer werkbaar wordt, centraal. Zo houden we overzichtelijke en doelgerichte werkstromen die mogelijk maken waarvoor ze zijn bedoeld.”

Structuur, voorbereiding en betrokken medewerkers

Binnen de meerjarige samenwerking begeleidde BMD Advies Metos stap voor stap richting de hercertificering. Een gap-analyse maakte inzichtelijk wat al aanwezig was, wat nog ontbrak en welke onderdelen zijn aan te scherpen. Een volgende stap was het verder structureren en waar nodig bijstellen van het managementsysteem, de procesflows en de werkinstructies. Documenten zijn gekoppeld aan de hoofdstukindeling van de norm, zodat informatie tijdens de audit snel beschikbaar is. Bij het ontwikkelen en bijstellen van beleid, processen en procedures blijft het management verantwoordelijk. BMD Advies brengt kennis en structuur in en helpt Metos om verbeteringen altijd zelf door te voeren.

“Het is nadrukkelijk geen gedelegeerde taak geworden; jullie hebben ons geholpen om het zelf beter te doen.”

Hierbij nemen ook medewerkers de verantwoordelijkheid voor hun eigen deel van het proces. Interne audits helpen om te toetsen of de gemaakte afspraken terugkomen in het dagelijkse werk. Zoals de directeur het verwoordt: “zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.” Zo kwamen voorbereiding, uitvoering en verbetering bij elkaar. Daarnaast is voor de externe audit bekeken welke informatie nodig is, welke vragen een auditor kan stellen en welke praktijkvoorbeelden de werking van het managementsysteem onderbouwen.

Tekst gaat verder na afbeelding

Wat maakte dit traject bijzonder?

De kracht van de samenwerking zit in de combinatie van eigenaarschap en ontzorging. Metos heeft de inhoud en verantwoordelijkheid in eigen hand gehouden. BMD Advies ondersteunde met externe kennis, auditervaring en inzicht in andere branches. Dat maakte het gemakkelijker om best practices toe te passen die zich elders al hadden bewezen. Die betere afstemming heeft waarde in de dagelijkse bedrijfsvoering én tijdens een audit. De documentatie en de praktijk sluiten beter op elkaar aan en de samenhang tussen processen wordt duidelijker. Daarmee ondersteunt het managementsysteem de organisatie als geheel.

“Inmiddels zien we dat ook de verschillende afdelingen steeds beter op elkaar zijn afgestemd/ingespeeld. Daardoor is er meer cohesie en consistentie ontstaan in zowel het beleid als de uitvoering ervan.”

Hercertificering en grip op de toekomst

Metos behaalde de hercertificering voor ISO 9001 en ISO 14001 voor drie jaar. De audit verliep soepel, mede doordat de organisatie goed wist wat er werd gevraagd en de juiste informatie snel beschikbaar was. “De hercertificering is wat mij betreft de kers op de taart: het zichtbare resultaat van al dat harde werk. Maar in de basis is het nooit het doel op zich geweest”; geeft Metos aan.

De blijvende opbrengst zit in meer grip op processen, betere afstemming tussen afdelingen en een stevigere basis voor continu verbeteren. Overzichtelijke documentatie en interne audits ondersteunen het opvolgen van verbeterpunten. Zo helpt de samenwerking Metos om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren en de gehele keten te versterken, van leverancier tot eindklant. “Maar voor ons gaat het uiteindelijk om iets groters: grip hebben op onze processen en op het continu verbeteren van onze organisatie t.b.v. de verschillende bedrijfsdoelstellingen.”