Een ISO-managementsysteem: waarom?

Wat is de meerwaarde van een managementsysteem?

Het antwoord ligt in het woordje ‘systeem’. Een managementsysteem helpt je om gestructureerd en systematisch te werk te gaan, je processen te beheersen en te verbeteren. Daarnaast helpen managementsystemen voor milieu (ISO 14001), of gezond en veilig werken oftewel arbo (ISO 45001), je ook bij compliance, het voldoen aan wet- en regelgeving. En tot slot: een managementsysteem ‘dwingt’ je om na te denken over je visie, waarden en normen. Waar staan we voor en leven we daar ook naar?

Maak het niet te groot

Veel organisaties denken dat het enorm veel tijd kost om een ISO-managementsysteem op te zetten en bij te houden. Dat is met de huidige ISO-aanpak helemaal niet nodig, het opstellen van een handboek is bijvoorbeeld al een tijdje geen verplichting meer. Bovendien schiet je je doel voorbij wanneer je processen tot in detail vastlegt; dat wordt toch niet gelezen.

Wat compliance aan wet- en regelgeving betreft, maak je met een managementsysteem eerder een efficiëntieslag dan dat het extra werk met zich mee brengt. Je lift mee op een gestructureerd systeem, dat bovendien altijd aansluit op de actualiteit.

De ISO-normen zijn gebaseerd op de Harmonized Structure. Dat betekent dat ze in de basis hetzelfde zijn, of je het nu hebt over een ISO-managementsysteem voor kwaliteit (ISO 9001), milieu (ISO 14001) of gezond en veilig werken (ISO 45001). De verschillende systemen sluiten op elkaar aan en zijn te integreren.

De meeste informatie is al bekend

Om een ISO-certificaat te behalen, moet je natuurlijk wel het een en ander uitvoeren en vastleggen. Een contextanalyse is zo’n verplicht onderdeel. Hiermee bepaal je alle relevante interne en externe onderwerpen die impact hebben op jouw organisatie. Maar ook hiervoor geldt dat je de meeste data al lang en breed verzameld hebt. Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld een actuele SWOT-analyse klaarliggen, brachten stakeholders al in kaart en kennen ‘vriend en vijand’. Waarschijnlijk zal je met ISO wel wat dieper gaan, omdat je dan per thema naar je stakeholders kijkt. Zo is het thuisfront van een medewerker een belangrijke stakeholder voor een arbo-managementsysteem.

Om te bepalen welke informatie al verzameld is, voert een BMD-adviseur bij de start een gap-analyse uit. We bekijken ook of de beschikbare data bij de structuur van een ISO-managementsysteem past of in een iets andere vorm gegoten moet worden.

Interne audit: controleren of verbeteren?

Evaluatiemomenten zoals de directiebeoordeling (management review) en interne audits zijn een vast onderdeel van ISO. Sommige bedrijven zien dit als een ‘moetje’ waar ze zelf niets mee opschieten. Ook vinden medewerkers het vaak lastig om een interne audit uit te voeren, vanwege het gevoel daarmee hun collega’s te controleren.

‘Controleren’ is nou net niet het doel van een interne audit. Wat dan wel? Samen stilstaan bij je processen: hoe hebben we het bedacht, werkt dat in de praktijk ook zo of moeten we het anders doen? Onze ervaring is dat er dan juist vanuit de werkvloer zaken boven komen drijven die niet lekker lopen. En het mooie: vaak komen deze mensen ook direct met verbetersuggesties.

In de training Interne Audits BMD Academy leer je hoe je een interne audit op basis van kansen en bedreigingen uitvoert. Toets je verschillende systemen en signaleer je verbeterpunten.

Een effectieve audit heeft ook leuke kanten. In deze blog delen wij hiervoor vijf tips.

Een ISO-managementsysteem dat met de tijd meegaat

Als iedere organisatie heb je te maken met vele externe invloeden. Klimaatverandering wordt steeds zichtbaarder. Steeds meer bedrijven beseffen dat ze daarmee aan de slag moeten en werken vanuit een intrinsieke motivatie aan een klimaattransitieplan. Ook de geopolitieke ontwikkelingen hebben invloed op onze economie. ISO-normen sluiten aan bij deze actualiteiten en maatschappelijke ontwikkelingen. Daarom worden ze regelmatig bijgesteld door middel van amendementen. Amendementen treden direct in werking. Grotere wijzigingen van ISO-normen worden na een consultatie doorgevoerd door middel van een herziening. Deze wordt van tevoren aangekondigd. Ook is er sprake van een overgangstermijn.

Voor ISO 9001en ISO 14001 zit er zo’n een inhoudelijke herziening aan te komen. Hiermee gaan de normen nog beter aansluiten op de Harmonized Structure (HS) en komt de focus op toekomstbestendigheid te liggen. Aspecten als duurzaamheid, klimaatverandering, levenscyclusperspectief en risicomanagement krijgen dan ook een prominentere rol.

Webinar Normwijziging ISO 9001 en 14001

Ben je benieuwd wat er precies gaat veranderen en wat dit voor jouw organisatie betekent? Kijk hier het webinar terug over de normwijzigingen ISO 9001 & ISO 14001.