Hercertificering? Hoe wij het in Nijmegen aanpakken!

Maak ISO digitaal

Je ziet vaak dat bedrijven ISO vereisten bijna letterlijk overnemen. En dat daarmee het bedrijf in het keurslijf van het systeem wordt gedrukt. Maar het is juist belangrijk om jouw werkwijze in te richten zoals jij denkt dat het goed is. En laat dat bepalend zijn voor de documenten en de manier waarop je ze gebuikt. Het is “gewoon” bedrijfsvoering en kijk dan hoe de norm er op past. Wij hebben gekeken hoe we de norm in onze bedrijfsvoering kunnen implementeren. Zo werken wij, zo simpel is het. En dat bepaalt hoe wij ons managementsysteem richten, zonder al te veel, of eigenlijk helemaal niets te veranderen aan de bedrijfsvoering. Voegen hoogstens elementen toe of aan als wij denken dat dat een verbetering voor onze bedrijfsvoering is.

De afgelopen tijd zijn wij steeds meer digitaal gaan werken. Misschien ben je als bedrijf ook overgestapt naar Office 356. Maak dan gebruik van de tools die je hebt om je werk gemakkelijker te maken. Dit geldt ook voor jouw managementsysteem. Hieronder noemen we een aantal voorbeelden die wij ook in de praktijk gebruiken.

Digitale formulieren en vragenlijsten maken

Gebruik bijvoorbeeld Typeform, Google of Microsoft Forms om inzicht te brengen. Je kan deze of soortgelijke tools gebruiken voor de leveranciersbeoordeling en klanttevredenheid. Resultaten? Die wil je natuurlijk delen met het hele team. Met behulp van een tool zoals Power BI maak je overzichtelijke dashboards. Zo is iedereen op de hoogte en stuur je tijdig bij wanneer nodig.

Is een project of samenwerking met een leverancier afgerond? Zorg voor structurele beoordelingsmomenten. Bijvoorbeeld na afronding van het project of maandelijks wanneer en een constante samenwerking is. Dit geldt ook voor klanttevredenheidsonderzoek. Mijn tip: bevraag klanten na levering van je dienst of product. Zo houd je altijd een vinger aan de pols! Heb je het klanttevredenheidsonderzoek op orde? Het vervolg is nog belangrijker. ISO is gebaseerd op de PDCA cyclus, acties die voortkomen uit het klanttevredenheidsonderzoek kunnen goede verbeterpunten zijn.

Sessies in plaats van een boekwerk

Al dat gemartel met een directiebeoordeling. Het kan ook via een digitaal formulier, dan ben je met een halve dag klaar en je gaat de kamer uit met een directiebeoordeling. Je moet natuurlijk ook wat voorbereiden, maar dan is het wel in één keer klaar. En het is nog leuk ook. Hoe het werkt: je maakt als QHSE’er een formulier aan met alle onderwerpen en informatie. Per onderwerp voeg je de vragen toe: ‘wat vind je hiervan?’, ‘ben je tevreden?’ en ‘wat zijn jouw aanbevelingen?’. En dan invullen! Dit kan je samen doen in een sessie met het MT. In plaats van Forms is PowerPoint ook een optie. Geef dit per sheet met de kleuren rood of groen aan of je tevreden bent met de resultaten en het proces naar die resultaten. Voeg ook meteen de vervolgactie toe aan de sheet.

Werkprocessen digitaliseren

Weten jouw nieuwe collega’s hoe jullie werken? Breng werkprocessen in kaart. Zo heb je zicht op eventuele verbeteringen in het proces en weten (nieuwe) collega’s hoe jouw bedrijf werkt. Mijn tip: werkprocessen nog niet in kaart? Nieuwe collega’s brengen processen vaak beter in kaart. Nieuwe collega’s kijken met een frisse blik naar processen, daarnaast leren ze ook meteen hoe het bedrijf te werk gaat. Voor andere collega’s is het de “normale” manier van werken, hierdoor zie je vaak relevante details over het hoofd.

Het is ook belangrijk om eerst het werkproces in detail uit te werken. Soms gaat het ook om de details, omdat dáár de onduidelijkheden ontstaan. Je hebt daarbij inzicht in details nodig om een proces goed te laten lopen. Wees daarna kritisch en laat alleen belangrijke onderdelen staan.

Wanneer werkprocessen in kaart zijn gebracht, kan je deze ook deels digitaliseren. Met deze ondersteuning weet je (bijna) zeker dat collega’s op de in kaart gebrachte manier werken. Aan de slag? Gebruik tools als AFAS Workflows of Microsoft Power Automate om werkprocessen te digitaliseren. Met deze tools krijgen collega’s bijvoorbeeld een taak voor de volgende stap in het proces toegewezen. Wanneer deze taak is voltooid, worden ze naar de volgende fase van het proces geleid. Zo doorloopt jouw collega alle stappen.

Managementsysteem 2.0

Onze hercertificering gebruiken wij als moment om kritisch naar onze eigen processen te kijken en daarmee ook naar de structuur van ons systeem. Ons managementsysteem gebruiken we als blauwdruk bij klanten. Best practices en formats zoals de stakeholderanalyse, SWOT analyse, KAM-programma, planning voor interne audits en het formulier voor verslag interne audits gebruiken we ook bij klanten. Deze best practices worden telkens op de proef gesteld en verbeterd, zo hebben wij niet alleen het ultieme managementsysteem, maar ook jij als onze klant.