Werken volgens een norm: wat je al regelt zonder dat je het weet

Werken volgens een norm: wat je al regelt zonder dat je het weet

ISO: Lang niet zo ingewikkeld als je denkt

Wanneer je bedrijf zich wil certificeren volgens een ISO-norm is, vindt men dit vaak lastig. De moeilijke woorden, ellenlange documenten en checklists maken het groter dan dat het is. Zonder dat je het doorhebt ben je dagelijks bezig met het werken volgens een norm. Het is lang niet zo ingewikkeld als je denkt.

Wat je al doet zonder dat je het weet

In de basis is elke ISO-norm hetzelfde. ISO-normen zijn gebaseerd op de Harmonized Structure (voorheen High Level Structure) . Voor de ISO-norm is het niet verplicht om de contextanalyse op papier vast te leggen. Heel logisch, als directeur doe je niet anders dan nadenken en inspelen op bijvoorbeeld veranderingen in de markt of het economische klimaat. Samen met je collega’s doe je dit constant om je bedrijf gezond te houden. Alles wat er op jouw bedrijf afkomt, zoals de markt, milieu, economie, demografie, klanttevredenheid en kwaliteit, hebben invloed op jouw bedrijf.

Je bent dagelijks bezig om in te schatten: wat gaan we hiermee doen?  Daarnaast zijn er ongetwijfeld overlegstructuren en afspraken over hoe werk wordt ingericht, waaronder werkprocessen.  Maar ook hoe je omgaat met veiligheid, bijvoorbeeld of iedereen veiligheidsschoenen draagt. Dit zijn allemaal zaken die je voor een certificering goed op orde moet hebben. Maar het zijn tegelijkertijd ‘logische’ dingen, die je zonder een certificering ook wel had gedaan.

ISO is eigenlijk heel logisch en managementsystemen zijn makkelijker dan je denkt. Een managementreview doe je ook al voor een groot deel. Je blikt terug op het afgelopen jaar en de doelen die je hebt gehaald en wat je het komende jaar gaat doen. Dit leg je alleen misschien niet altijd vast zoals het hoort in de structuur van een managementsysteem.

Wat je waarschijnlijk nog niet doet

Sommige onderdelen moet je voor de ISO-norm nog vastleggen. Het opstellen van een handboek is gelukkig geen verplichting meer. Maar interne audits zijn wel een echte ISO-eis. Een interne audit uitvoeren doe je als bedrijf waarschijnlijk niet uit jezelf. Alhoewel, kijken of je voldoet aan geldende milieuwetgeving, of je ketels gekeurd zijn en BHV-rondes zijn ook een soort interne audit. Voor een ISO-certificaat moet je vooral de resultaten vastleggen. Bewijslast verzamelen of de bedrijfsvoering gaat zoals je voorspelt dat deze zou gaan. Als dat niet zo is, dan moet je bijsturen. Dat is handelen volgens de PDCA-cyclus (plan, do, check, act).

Eerder schreven we al een blog met tips om interne audits leuker en efficiënter te maken! Lees deze hier.

Tekst gaat verder na de foto

Aan de slag met de directiebeoordeling

Betere werkwijze voor de praktijk

Wanneer wij bij onze opdrachtgevers over de vloer komen, leggen we altijd deze werkwijze voor. Toch blijven ze dit lastig vinden: zo’n boekwerk voelt gewoon veilig. Maar het is wel veel werk voor iets waar geen mens naar kijkt!

Deze werkwijze gaat voorbij aan de essentie en bedoeling van het reviewen van je managementsysteem. Je moet kijken of het managementsysteem wel werkt en of de output is wat je had verwacht. Als dat niet zo is, dan moet je afspraken maken over hoe je dit komend jaar anders wil doen. Dit geldt ook voor nieuwe, bijgestuurde doelstellingen. Wanneer blijkt dat het in het afgelopen jaar wel erg gemakkelijk ging, dan leg je de lat misschien wat hoger.

Zo maak je ISO makkelijk

Er zijn bedrijven die een dynamische managementreview aandurven. Dat is heel verfrissend om te zien. Bijvoorbeeld door de managementreview met behulp van PowerPoint te organiseren. Per sheet geef je met de kleuren groen of rood aan of de voortgang wel of niet goed is. Ook kan je meteen vervolgacties toevoegen aan de sheets. Er zijn veel bedrijven die dat prettig vinden. In de praktijk leg ik deze manier altijd uit. We houden eerder een sessie dan dat we een boekwerk produceren. Op deze manier moet je nog steeds informatie verzamelen, want je moet wel de aanpak uitleggen of onderbouwen. Alle onderwerpen komen nog steeds voorbij die ook in het ‘normboekje’ staan. Het is alleen een minder intimiderend boekwerk en we zitten echt samen om over de inhoud te sparren. Aan het eind van zo’n sessie is de managementreview gedaan.

Maak het behapbaar

Dankzij het plannen van een kwartaal- en/of jaarmeeting heb je vaak alle antwoorden al paraat. Het zou gek zijn als er tijdens zo’n meeting iets naar voren komt wat vooraf niet bekend was. Een tip: verdeel de onderwerpen en laat deze terugkomen bij verschillende MT-momenten, bijvoorbeeld maandelijks. Denk hierbij aan de resultaten van interne audits, klachten, hoe je leveranciers presteren, procesoptimalisatie en of dit oplevert wat je had verwacht. Dit maakt het allemaal behapbaar. Wat je aan het einde van het jaar samenvoegt met andere bijzonderheden, vormt de managementreview. Zo snel kan het gaan.

Zo heb je het hele jaar door de vinger aan de pols. Je kijkt nog even terug naar het afgelopen jaar en op basis van wat je ziet weet je wat goed of minder goed ging. En wat niet goed ging? Dat verdeel je weer over de MT-meetings van het volgende jaar. Gewoon logica om je bedrijf gezond te houden.

Ondersteuning

BMD Advies kan jouw organisatie ondersteunen bij het behalen van ISO-certificaat voor je managementsysteem. Maar de toegevoegde waarde zit in het borgen en beheren. Zo werken we in een langere periode samen met tussentijdse audits, want het behalen van een certificaat is nog maar het begin.