Managementsystemen: 5 aandachtspunten die wij meenemen uit het afgelopen jaar

1. Interne audits

Interne audits krijgen lang niet altijd de prioriteit die nodig is. Ze worden vaak op de lange baan geschoven en soms zelfs helemaal vergeten. Bij het uitvoeren van interne audits is het belangrijk dat de processen beoordeeld worden door een onafhankelijke partij. Helaas zien we in de praktijk dat het proces wordt beoordeeld door de persoon die zelf verantwoordelijk is voor het betreffende proces: ‘de slager die zijn eigen vlees keurt’. De interne audits worden tijdens een externe audit altijd beoordeeld. Wanneer deze niet of niet volgens de eisen zijn uitgevoerd is dat een tekortkoming.

2. Noodsituaties

In een bedrijfsnoodplan of calamiteitenplan zijn verschillende scenario’s uitgewerkt. Het gaat dan vaak om risico’s als brandgevaar of het onwel worden van een medewerker. De verbinding met andere risico’s ontbreekt in veel gevallen, terwijl dit een verplichting is vanuit ISO 14001 (paragraaf 8.2). Denk daarbij aan milieurisico’s als lekkage van vloeistoffen of veiligheidsrisico’s als explosiegevaar en het vrijkomen van gevaarlijke stoffen wanneer de afzuiging niet werkt. Net zoals een ontruiming of reanimatie geoefend wordt, moeten ook deze bedrijfsspecifieke scenario’s aantoonbaar geoefend worden.

3. Contextanalyse

De context van het bedrijf is onlosmakelijk verbonden met de missie en visie van het bedrijf. Het is daarom essentieel om een passende en actuele contextanalyse te hebben. Veel bedrijven beschikken wel over een contextanalyse of een stakeholderanalyse, aangevuld met interne en externe kansen en bedreigingen. Maar deze analyse is vaak opgesteld in de transitieperiode naar de nieuwe normen tussen 2015 en 2018. De analyse wordt dan in de directiebeoordeling enigszins geactualiseerd, maar die actualisatie gebeurt lang niet altijd grondig genoeg. Vaak blijven organisaties hangen in de stakeholdersanalyse. De context van de organisatie gaat echter veel verder dan dat. Het is voor de organisatie van essentieel belang om helder te hebben welke maatschappelijke, economische of ecologische uitdagingen er zijn. Die kunnen onverwacht grote impact hebben op de bedrijfsvoering. Denk aan COVID, maar ook aan politieke ontwikkelingen als de Brexit.

4. Communicatie

Het is een van de moeilijkste aspecten binnen een bedrijf, zeker waar het gaat om externe communicatie. Paragraaf 7.4.3. van ISO 14001:2015 besteedt aandacht aan het zorgvuldig communiceren van milieu-informatie. Bij veel bedrijven ligt de communicatie bij de marketingafdeling. Zij worden door stakeholders ook steeds vaker afgerekend op duurzaamheid of CO₂-neutraal produceren. De neiging is daarom om de stand van zaken naar buiten toe mooier te presenteren dan deze is. Cijfers en bronnen zijn helaas niet altijd afkomstig van of getoetst door de verantwoordelijke QHSE-manager, waardoor de kwaliteit en betrouwbaarheid van de milieu-informatie ter discussie staat. In het afgelopen jaar zagen wij dat de externe auditoren hier extra aandacht aan geven.

SCCM schreef in oktober 2021 nog een informatieblad voor bedrijven om richting te geven. Tip: In dit informatieblad is op verschillende plaatsen een overzicht van maatregelen beschreven die kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de milieu-informatie. Bekijk hier het informatieblad (nieuw tabblad).

5. Directiebeoordeling

Het woord zegt het al: een directiebeoordeling is niet alleen een opsomming van feiten, maar houdt ook een analyse van die feiten in. De norm is vrij concreet als het gaat om de gewenste in- en output van een directiebeoordeling. Helaas zagen wij in het afgelopen jaar dat er bij een directiebeoordeling onvoldoende wordt doorgepakt.

Om een concreet voorbeeld te noemen: klachten worden keurig geregistreerd (input) maar onderzoek naar de oorzaak van die klachten vindt onvoldoende plaats (output). Dat is niet alleen een minpunt bij de externe audit, maar ook een gemiste kans voor jezelf.

Aan de slag met jouw managementsysteem?

Heb je hulp nodig bij het actualiseren van de contextanalyse of sta je voor een directiebeoordeling? Wij ondersteunen je daar graag bij en geven feedback wanneer de output onvoldoende blijkt. Datzelfde geldt voor het opzetten van een goedlopende interne audit-cyclus. Als externe adviseur kunnen wij de interne audits uitvoeren of begeleiden en met een onafhankelijke en frisse blik de processen beoordelen. Ook helpen wij je graag bij het formeren van een auditteam. Regelmatig verzorgen wij de training interne audits waarbij wij medewerkers opleiden om de processen van andere afdelingen te auditen.