Lokaal milieubeheer bij een groot logistiek bedrijf

Een stapel losse documenten is geen managementsysteem

De aanleiding van dit project is het actualiseren van het managementsysteem. “Samen met mijn collega Ralph spraken we met medewerkers vanuit allerlei lagen van de organisatie. Met de conclusie dat de documenten niet voldeden en het probleem bij het systeem lag, kwam de vraag bovendrijven ‘Is er eigenlijk wel een systeem?’ Meer een ‘stapel’ losse documenten zonder samenhang. Hier moet je dan eerder het systeem actualiseren dan de documenten. Daar komt het op neer. Dus vergeet de documenten, begin opnieuw. Het zijn namelijk niet de documenten die een systeem maken, ze ondersteunen slechts en laten een systeem werken als er een structuur is. Deze organisatie heeft wel een certificering, maar geen optimaal werkend managementsysteem.” aldus Robin.

Een prachtig plan kon niet uitgevoerd worden

“Dit bedrijf is gecertificeerd maar het milieumanagementsysteem is verouderd en wordt niet centraal beheerd. Voor de herziening en actualisatie van het systeem was hier een tranentrekkend mooi plan geschreven. Met heldere feedback van de afdeling die het managementsysteem voor het gehele concern beheert:  ‘Ja dit is echt precies wat we zoeken en willen, maar we gaan het niet doen. We hebben daar de mensen niet voor, het past niet in ons werk, enzovoorts’.” vertelt Robin.

“Dat was een verrassing. Maar we wilden dit bedrijf wel vooruithelpen. Dus als we niet op het hogere niveau kunnen beginnen, dan beginnen we maar onderaan. Toen is het project ’Lokaal milieubeheer’ geboren. Dat betekent dat op locatieniveau het milieubeheer wordt geïntroduceerd. De onderdelen die te maken hebben met de activiteiten op de locaties worden hierin geïntegreerd. Dus geen hoogdravend beleid maar een pragmatische oplossing. Met antwoord op vragen: wat speelt er op die locatie, wat zijn de milieuaspecten, gedegen milieuregistraties, milieuverbeterplannen voor de locaties. Die komen ‘erin te hangen’ en die zijn voor alle locaties heel specifiek in te zien.” aldus Robin.

Met een milieujaarplan van start

“Het startpunt is het milieujaarplan. Waarbij enerzijds dingen centraal worden geregeld en aan de andere kant decentraal. Dus locaties hoeven in eerste instantie niet zo veel te doen. De panden worden gefaciliteerd (bijvoorbeeld de ketels en verlichting). Dit staat dan in het milieujaarplan met een centrale uitvoering. Maar er zijn een aantal decentrale aspecten waar een locatiebeheerder wel invloed op heeft. Bijvoorbeeld gedrag. Daar kan je natuurlijk wel op sturen. Dat soort zaken komen er ook in te staan. Daar waar je invloed op hebt, krijg je een taak. Daar waar je geen invloed op hebt, wordt het voor je geregeld. Dat geldt ook voor milieuaspecten. Wat zijn de maatregelen waar jij je aan moet houden.” aldus Robin.

Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het milieu

“Deze aanpak is niet van bovenaf. Juist van onderaf worden de locaties te betrokken. Uit interviews blijkt dat daar wel behoefte aan is. Medewerkers voelen de verantwoordelijkheid en willen ook wel (sommige meer dan andere) die rol op zich nemen voor het milieu. Om het beter te beheersen en te voldoen aan de regel- en wetgeving. En wanneer er een certificaat of audit komt dan zijn ze ook meteen bereid om van alles te doen. Dus: de bereidheid en het verantwoordelijkheidsgevoel zijn er, maar dat moet wel ondersteund worden. En dat krijgen we met locatiemanagers en locaties voor elkaar. Door een plan-do-check-act (PDCA)-cyclus op lokaal niveau dus.” vertelt Robin.

Bewustwording binnen de gehele organisatie

“We hopen dat alles wat op een locatie gebeurt via een regiomanager uiteindelijk ook in de hogere directielagen terecht komt. Dat de locatiemanagers dit ook met regiomanagers gaan bespreken. Dan is milieu blijkbaar een issue. De regiomanagers gaan ook weer ergens vragen stellen (hogerop of bij BMD Advies). Zo sijpelt het vlekje niet van boven naar beneden, maar van beneden naar boven. Als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan!” aldus Robin.

“Op deze manier past het managementsysteem meer bij de onderste lagen van de organisatie. Wat ook een norm onderdeel is, want je moet zaken regelen op het niveau waar het ligt. En passend bij het niveau en de laag van de organisatie. Op een basaal niveau. Iedere locatie is een bedrijfje op zich, waar wij een mini-managementsysteem neerzetten.”

Hoe nu verder?

“Wij zijn nu bezig met een pilot met vijf locaties. Dit wordt de blauwdruk voor de gehele organisatie en we breiden dit steeds naar een locatie verder uit. Er zit niet veel verschil tussen de locaties, maar soms wel tussen de locatiemanagers. Iedereen is wél bereid om mee te werken. Maar ervaring leert ook dat als je met een echte actie komt, wordt gedacht ‘ja maar, dat is niet voor ons’. Deels klopt dat, daarom nemen we de klant mee in waarom iets moet gebeuren.

Het bewustzijnsproces vinden we eigenlijk nog belangrijker dan de taak. Je moet bewust weten wat er speelt op jouw locatie. Weet wat er gebeurt en waarom dat gebeurt. Een aantal aspecten kunnen wel bij jou liggen, zoals lichten uit, ramen dicht, zwerfvuil, dat soort zaken. Misschien met wat ondersteuning van de centrale organisatie. Je hebt als werknemer weinig invloed op gebouwvoorzieningen, maar alles wat er onder die gebouwvoorzieningen gebeurt, is wel jouw ‘pakkie an’. We hopen op die manier ook vanuit de hogere afdelingen meer draagvlak te krijgen. We willen van de oude structuur van interne controles en registraties met beperkt maatwerk af. We willen juist maatwerk voor het type locaties. Dan hebben we op een andere manier bereikt wat we hoopten.” vertelt Robin.

Wat hebben beide cases gemeen?

Benieuwd naar het verschillen? Lees hier eerst praktijkcase 2.