Van managementsysteem naar operationeel systeem

Praktijkcase 1 bij een groot logistiek bedrijf

“Het bedrijf van praktijkcase 1 is gecertificeerd, maar het milieumanagementsysteem is verouderd en wordt niet centraal beheerd. Voor de herziening en actualisatie van het systeem was hier een tranentrekkend mooi plan geschreven. Met heldere feedback van de afdeling die het managementsysteem voor het gehele concern beheert:  ‘Ja dit is echt precies wat we zoeken en willen, maar we gaan het niet doen. We hebben daar de mensen niet voor, het past niet in ons werk, enzovoorts’.” vertelt Robin.

“Dat was een verrassing. Maar we wilden dit bedrijf wel vooruithelpen. Dus als we niet op het hogere niveau kunnen beginnen, dan beginnen we maar onderaan. Toen is het project ’Lokaal milieubeheer’ geboren. Dat betekent dat op locatieniveau het milieubeheer wordt geïntroduceerd. De onderdelen die te maken hebben met de activiteiten op de locaties worden hierin geïntegreerd. Dus geen hoogdravend beleid maar een pragmatische oplossing.” aldus Robin. Meer lezen over praktijkcase 1? Lees hier verder.

Praktijkcase 2 bij een kleine afvalverwerker

“De organisatie bestaat uit doeners. Een min of meer passief familiebedrijf. Waar de invloed van de familie nog groot is. Directie en familie zijn lager opgeleid. Dus geen geboren managers: SWOT-analyse, stakeholderanalyse, et cetera, daar moet je niet mee aankomen. Het directieoverleg gaat dan ook relatief vaak over operationele dingen, bijvoorbeeld de kleur van de busjes en de lettergrootte van de tekst op de busjes. Niet waar we nu staan en waar over 5 jaar. En welke stappen gaan we ondernemen om dat te behalen.” vertelt Robin.

“Het managementsysteem van dit bedrijf heeft nu nog een klassieke structuur en handboek. We willen het veranderen naar een structuur die wij bij BMD Advies zelf ook hanteren. Het handboek compacter maken met een meer moderne uitstraling. Het systeem wordt dus anders ingericht. Gericht op de praktijk en gedacht vanuit een actie of taak.” aldus Robin. Meer lezen over praktijkcase 2? Lees hier verder.

Wat hebben beide cases gemeen?

Twee verschillende organisaties met hetzelfde resultaat

“Praktijkcase 1 heeft de visie en missie wel geformuleerd, maar dit sluit niet aan bij wat er op de locaties gebeurt. Bovendien ontbreekt het bewustzijn bij hogere afdelingen. De afstand is te groot tussen de hogere en lagere functies. Kom als auditor dan niet aan bij Raad van Bestuur dat de ketels niet zijn gekeurd. Daar kan hij niks mee. Hij wil weten wat hij moet doen om dat soort geregeld te krijgen. “Moet er meer geld naar beheer? Dan doen we dat”. Directeur van praktijkcase 2 wil juist weten waarom de ketel niet is gekeurd en wie er op zijn kop krijgt en wie er zorgt dat het probleem morgen verholpen is.  Verbeter je daarmee het systeem? Nee. Volgende keer constateert de auditor hetzelfde.” vertelt Robin.

Directie krijg je niet mee, dan via de werkvloer.

“In beide praktijksituaties hebben we te maken met geheel andere bedrijven. Bij beide is een operationeel managementsysteem passend. Dicht bij de werkvloer. Als je de directie niet meekrijgt en je weet dat er dingen gedaan moeten worden, werk dan van onderuit. Want de directie wil wel het certificaat hebben, dus je zoekt een andere weg. Dan steek je het operationeel in. Een auditor heeft dan niet veel te zeggen, want het systeem en de manier waarop het functioneert met de doelstellingen passen gewoon bij de organisatie. En als je een actiegerichte organisatie hebt waar voornamelijk zaken worden gedaan en wat minder vooraf wordt gedacht, dan is dit ook een passende manier.” aldus Robin.

Een systeem wat past bij het bedrijf

“Zo is het een verbeterslag voor het systeem, want het past beter bij het bedrijf. Als adviseur of KAM-medewerker kun je wel zeggen dat het anders moet of beter moet. Maar als het niet aansluit bij het bedrijf, dan krijg je een niet functionerend systeem. Je probeert direct naar een functionerend systeem te gaan, en of dat een operationeel systeem of een managementsysteem is, dat maakt niet uit. Als het maar tot verbeteringen leidt. Het niveau van het systeem moet passen bij het niveau van de organisatie. En dan bedoel ik niet slecht of goed, maar strategisch, tactisch of operationeel.

Conclusie: dit is ook een nieuwe praktische werkwijze voor mij. Het is een stap terugdenken. Maar het resultaat van een managementsysteem staat voorop: verbeteren van de prestaties op het gebied van kwaliteit, milieu en Arbo/Veiligheid.