Audits! Soms zie je door de bomen het bos niet meer.

Met een interne of externe audit of bij een compliance audit controleer je of jouw bedrijf voldoet aan de geldende normen en/of wet- en regelgeving. Is dit zelf(standig) te doen? Ja, in principe wel. Maar uiteindelijk is een objectieve controle door een derde partij soms noodzakelijk. We geven je toch voor elk type audit een tip ter voorbereiding. 

Interne audits

Interne audits zijn audits die je binnen jouw eigen organisatie uitvoert. Het nut van een interne audit is om na te gaan of: 

• doelstellingen van het managementsysteem worden behaald;
• managementsystemen voldoen aan de gestelde eisen;
• de gestelde normen en eisen worden nageleefd. 

Door deze onderdelen te toetsen, breng je de verbeteracties in kaart. Met andere woorden: jullie bedrijfsprocessen verbeteren na elke audit. Dit doe je met één van je interne medewerkers of door een externe partij. Afhankelijk van de activiteiten houd je één of meer audits per jaar. 

Tip: Zorg dat de auditor geen belang heeft bij het resultaat. De resultaten moeten kritisch en objectief zijn.

Externe audits

Het doel van een externe audit is het vaststellen of jouw organisatie voldoet aan de gestelde eisen van een norm en/of wet- en regelgeving. 

• Deze externe audits worden uitgevoerd door certificatie-instellingen (CI). Deze instellingen geven jouw organisatie een certificaat als jouw bedrijf voldoet aan de gestelde eisen. 

• Hierbij worden enkel de tekortkomingen in kaart gebracht en wordt er over het algemeen geen advies gegeven om de tekortkomingen op te lossen. 

Veel ISO-normen schrijven voor om ook interne audits uit te (laten)voeren door een onafhankelijk persoon. 

Tip: Laat zien hoe binnen jouw bedrijf beleid is geïmplementeerd en hoe dit is omgezet in processen, procedures en werkinstructies.

Compliance audits

Om te toetsen of jouw bedrijf voldoet aan alle geldende wet- en regelgeving op het gebied van kwaliteit, arbo en milieu voer je een compliance check uit. 

• Een compliance audit mag een organisatie zelf doen, maar dit kun je ook uit besteden.
• Een handige online software oplossing biedt de mogelijkheid om binnen de eigen organisatie het voldoen bij te houden en te borgen. Bijvoorbeeld met de tool Sufficio. Je krijgt dan inzicht in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving met maandelijkse updates. Ieder jaar volgt een compliance check en je ziet waar je wel en niet aan voldoet binnen de  wet- en regelgeving. 

Tip: Maak je collega’s attent op documenten- en informatiebeheer en train ze om snel gegevens te produceren die van belang zijn bij een compliance audit.

Wat is de basis van een interne of externe audit?

Interne audits  

• Als jouw eigen collega’s zijn opgeleid tot interne auditoren, dan maakt dit het werk wel eenvoudiger.  
• Een van de taken is het opstellen van procedures & planningen om de audits in goede banen te leiden.
• Begeleiding zorgt ervoor dat een intern auditproces beter verloopt.
• Tot slot is het ook mogelijk om interne audits in zijn geheel uit te laten voeren door een derde partij, bijvoorbeeld door één van onze adviseurs.

Externe audit 

• Een goede voorbereiding op een externe audit leidt tot beter resultaat.
• Onze adviseurs kijken samen naar de volledig auditplanning en het vorige auditverslag.
• Aan de hand hiervan ga je dieper in op bepaalde onderwerpen. 
• Een andere mogelijkheid is dat jullie externe audit wordt bijgewoond door een adviseur die ook het proces van interne audits begeleidt. 
• Tot slot is praktische ondersteuning raadzaam voor het oppakken van de verbeteracties die uit de audit komen.