Proceduretermijnen: het lijkt steeds langer te duren

Beslistermijn van 26 weken of langer

Helaas merken wij bij onze klanten dat het bevoegd gezag de volle 26 weken beslistermijn nodig heeft en ook daadwerkelijk gebruikt. In sommige gevallen wordt daar zelfs overheen gegaan. Dit kan voor jouw bedrijf tot een lastige situatie leiden. Want wat gebeurt er bijvoorbeeld als tussentijds wetten, normen en richtlijnen veranderen (kijk bijvoorbeeld naar de huidige stikstofproblematiek)? De stukken die bij de aanvraag zijn ingediend zijn tussentijds of na 26 weken soms niet meer actueel (getoetst aan de dan geldende normen). Het is belangrijk je hiervan bewust te zijn. Dat de termijn van indienen aanvraag tot het verkrijgen van de daadwerkelijke vergunning om diverse redenen wel degelijk langer kan duren dan die 26 weken.

Proces van realisatie

Het aanvragen van een Omgevingsvergunning is een onderdeel in het hele proces van realisatie bij een verbouwing, nieuwbouw of uitbreiding voor je activiteiten. Echter wel een belangrijk deel. We onderscheiden vier fasen:

1. Oriëntatiefase: in deze fase toets je naast de bouwkundige haalbaarheid al of jouw ambitie milieukundig inpasbaar is.
2. Voorbereidingsfase: in deze fase speelt niet alleen de architect een rol maar ook de vraag of de vergunning toekomstbestendig is, inclusief verplichte participatie. Vervolgens stel je de vergunningsaanvraag op, inclusief invulling overgangsrecht.
3. Realisatiefase: als de vergunning is afgegeven start je met bouwen, met daarnaast milieukundige begeleiding voor toetsing aan het vergunde.
4. Ingebruikname-/nazorgfase: in de ingebruikname-fase vindt de oplevering plaats, worden benodigde rapporten ingediend en controleert het bevoegd gezag de activiteit conform het vergunde. In de nazorgfase worden eventuele wijzigingen gemeld/ aangevraagd en worden periodieke controlemetingen uitgevoerd en teruggekoppeld.

Inspelen op lange wachttijd

Goed voorbereid op weg levert je in de latere fases tijdwinst op. Maar hoe speel je eigenlijk in op een langere wachttijd? Door het vergunningstraject zelf  bij de kop aan te pakken, en niet bij de staart. Want dan loopt het mogelijk niet meer zo soepel. Je bent proactief bezig als je jezelf de volgende vraag stelt: welke informatie heb ik zelf nodig in het hele traject van A tot Z? Dit is anders dan uitsluitend je de vraag te stellen: welke informatie heb ik nodig voor het indienen van de vergunning? Het indienen van een aanvraag vergt de nodige kennis en kunde om het proces van aanvraag soepel te laten verlopen. Daarbij moet je ervoor zorgen dat de informatie die je indient volledig en correct is.

Wees je bewust van de mogelijke valkuilen die een aanvraag kunnen vertragen, te weten:

• De aanvraag is niet volledig en je wordt verzocht om de aanvraag aan te vullen. De proceduretermijn wordt hiermee opgeschort.
• Afwijkingen tussen de verschillende onderdelen bouw en milieu in één aanvraag. Als deze afwijken van elkaar kan bevoegd gezag geen Omgevingsvergunning opstellen.
• Activiteitenbeschrijvingen in de aanvraag wijken op onderdelen van elkaar af. Het onduidelijke beeld van de aangevraagde situatie moet je eerst rechtzetten.
• Het bevoegd gezag heeft meer tijd nodig dan de gestelde wettelijke termijn om de aanvraag te beoordelen en de vergunning voor te bereiden. Gedurende het traject komen meer vragen dan antwoorden aan de orde of de expertise in de geleverde stukken ontbreekt.
• Tijdens de verplichte publicatie worden (veel) zienswijzen ingediend. Dit door te beperkte participatie met belanghebbenden in de voorbereiding van de aanvraag, waardoor de termijn tot een onherroepelijke vergunning vaak meer tijd in beslag neemt.
• De vergunning voldoet niet aan de wens van jouw bedrijf als het bevoegd gezag besluit om (onderdelen van) de aanvraag niet te vergunnen of stelt onredelijk zware eisen in de vergunning. Het vervolg is dat meer overleg met bevoegd gezag noodzakelijk is, of dat een nieuwe aanvraag nodig is. Of naar aanleiding van het ontwerpbesluit of de definitieve vergunning zelf is er een zienswijze, bezwaar of beroep aan de orde.
• Frictie bij bevoegd gezag door tijdsnood van het bedrijf omdat het zich niet graag laat leiden door bedrijven. Regelmatig verzoeken om vaart te maken met de aangevraagde vergunning levert meestal het omgekeerde resultaat op.
• Bevoegd gezag is doorgaans terughoudend met afwijkende eisen/situaties. Bijzondere situaties worden met terughoudendheid beoordeeld. Het bevoegd gezag valt bij voorkeur terug op bestaande werkwijzen, beoordelingen en voorschriften.
• Voorzienbare ontwikkelingen in de nabije toekomst zijn geen onderdeel van de huidige aanvraag. De ontvangen vergunning is onvolledig voor de gewenste activiteiten ofwel niet toekomstbestendig.

Expertise en deskundigheid

Door het aan de voorkant al tactisch en proactief aan te pakken, kom je later in het proces niet of minder voor verrassingen te staan. Want een vergunning aanvragen is toch een vak apart. Vind je het aanvragen een lastig proces? Dan levert het in de arm nemen van een deskundige in het proces je niet alleen tijdwinst op, maar heb je ook de beschikking over een katalysator tussen de betrokken partijen zoals het bevoegd gezag, benodigde onderzoeksbureaus en overige belanghebbenden.