Tips voor een goede auditplanning

Interne audits

Door het uitvoeren van interne audits beoordeel je of het managementsysteem van jouw organisatie volgens de norm is ingericht. Maar je beoordeelt ook of processen lopen zoals ze door de organisatie zijn beschreven en bedoeld. Het onderscheiden van verbeteringen en kansen staat hierbij centraal. Dit wordt echter nog door te weinig bedrijven goed benut. Dit heeft met de uitvoering van de audits te maken, maar ook met de planning. Het auditen wordt leuker als collega’s enthousiast zijn voor een interne audit of wanneer je audits met elkaar combineert. Van passief controleren naar actief verbeteren.

Wij geven je vier tips voor het maken van een goede auditplanning. Want een goede voorbereiding is het halve werk!

Tip 1. Meerjarenplanning maken

Maak een meerjarenplanning voor drie jaar en een werkplanning voor de betreffende audit. Let erop dat alle processen minimaal een keer in de cyclus van drie certificeringsjaren mee worden genomen. Ieder jaar toetst een externe partij (certificerende instelling (CI)) jouw organisatie, waarbij in het derde jaar hercertificering plaatsvindt. Met een meerjarenplanning voer je met regelmaat interne audits uit. Door de spreiding heb je meer tijd en aandacht voor elk onderwerp.

Pas tussentijds gerust de drie-jarenplanning aan als dit nodig is, bijvoorbeeld door eerdere auditresultaten of bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving.

Tip 2. Focus op risicovolle aspecten

Richt je vooral op risicovolle aspecten en neem die mee in de planning. Deze haal je bijvoorbeeld uit de RI&E en bijbehorend Plan van Aanpak of het milieuaspectenregister. Risicovolle processen wil je vaker beoordelen dan minder risicovolle processen.

Kijk bij iedere audit ook terug op aandachtspunten en tekortkomingen die eerder zijn geconstateerd. En minstens zo belangrijk: hoe deze zijn opgepakt.

Tip 3. Betrek je collega’s en hun ervaringen

Kondig interne audits op tijd aan binnen je organisatie. Door hier tijd voor in te ruimen ontstaat er meer betrokkenheid en wordt er beter inhoudelijk over de processen gesproken. Gebruik als input voor een interne audit eerdere ervaringen, kennis, klachten, klantsignalen, analyses en controles van het proces. Wil je deze tijdig paraat hebben? Plan dan ook voorgesprekken met collega’s.

Bonustip: Bevorder de betrokkenheid en het bewustzijn door niet alleen verbeteringen, maar ook de positieve resultaten hiervan te benoemen.

Tip 4. Vervolgaudits vanuit je bevindingen

Vul de auditplanning aan op basis van je bevindingen. Ontdek je bijvoorbeeld dat een proces niet goed loopt, dan voer je de frequentie van de interne audits op dit proces op tot het proces weer goed loopt. Dan verlaag je de frequentie weer. Zo besteed je je tijd voor interne audits zo efficiënt mogelijk.

Veel succes met jouw audits

Het maken van een goede planning draagt bij aan de kwaliteit van jouw audits, maar er komt nog veel meer op je af bij het borgen en beheren van een certificering.  Vergeet niet de zaken die horen bij de opvolging van een audit. Denk dan aan het rapporteren, informeren en vastleggen van verbeteringen. Meer over managementsystemen? Lees verder.