Tips voor een goede auditplanning

Interne audits en auditplanning

Door interne audits uit te voeren, beoordeel je of het managementsysteem van jouw organisatie volgens de norm is ingericht. Ook controleer je of processen verlopen zoals de organisatie ze heeft beschreven en bedoeld. Het herkennen van verbeteringen en kansen staat daarbij centraal. Toch benutten nog te weinig bedrijven dit goed en leveren interne audits in de praktijk soms niet op wat ervan wordt verwacht. Dat hangt samen met de uitvoering van de audits, maar ook met de auditplanning. Het auditen wordt leuker als collega’s enthousiast aan een interne audit deelnemen of als je audits combineert. Zo verleg je de focus van passief controleren naar actief verbeteren.

We delen vier tips voor het maken van een goede auditplanning en het uitvoeren van de audits. Een goede voorbereiding is immers het halve werk.

Tip 1. Meerjaren auditplanning maken

Maak een meerjarenplanning voor drie jaar en werk voor de betreffende audit een werkplanning uit. Neem alle processen minimaal één keer op binnen de cyclus van drie certificeringsjaren. Ieder jaar wordt jouw organisatie getoetst door een externe partij, de certificerende instelling (CI). In het derde jaar volgt de hercertificering. Een meerjarenplanning zorgt ervoor dat je regelmatig interne audits uitvoert. Door de audits te spreiden, ontstaat er meer tijd en aandacht voor ieder onderwerp en kunnen auditors zich tijdig voorbereiden.

Pas de drie-jarenplanning tussentijds aan wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld op basis van eerdere auditresultaten of veranderingen in wet- en regelgeving.

Tip 2. Focus op risicovolle aspecten

Leg de nadruk op risicovolle aspecten en neem deze op in de planning. Je vindt ze bijvoorbeeld in de RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak of in het milieuaspectenregister. Risicovolle processen wil je vaker beoordelen dan processen met minder risico. Zoek met een effectieve aanpak naar mogelijkheden voor verbetering, waarbij je collega’s in de processen centraal stelt en niet alleen de afdeling risicomanagement. Kijk tijdens iedere audit ook terug naar eerder vastgestelde aandachtspunten en tekortkomingen. Minstens zo belangrijk is de vraag hoe deze zijn opgepakt.

Probeer zo nu en dan iets nieuws om audits aantrekkelijk te houden. Introduceer thema-audits, speel in op actuele problematiek, neem een aandachtsgebied van het management mee of voer cross-audits uit met zusterorganisaties.

Tip 3. Betrek je collega’s en hun ervaringen

Vergeet je rol als ambassadeur niet en kondig interne audits op tijd aan binnen je organisatie. Door hiervoor tijd vrij te maken, vergroot je de betrokkenheid en ontstaat een inhoudelijker gesprek over de processen. Breng in kaart hoe de samenwerking tussen afdelingen verloopt. Gebruik eerdere ervaringen, kennis, klachten, klantsignalen, analyses en procescontroles als input voor een interne audit. Auditeer waar het binnen je organisatie pijn doet, maar baseer je op feiten en geef geen eigen mening. Wil je deze informatie tijdig beschikbaar hebben? Plan dan ook voorgesprekken met collega’s.

Bonustip: Vergroot de betrokkenheid en het bewustzijn door naast verbeteringen ook de positieve resultaten te benoemen die daaruit voortkomen.

Tip 4. Vervolgaudits vanuit je bevindingen

Vul de auditplanning aan op basis van je bevindingen. Blijkt bijvoorbeeld dat een proces niet goed verloopt, verhoog dan de frequentie van de interne audits voor dit proces totdat het weer goed loopt. Daarna kun je de frequentie opnieuw verlagen. Op deze manier benut je de beschikbare tijd voor interne audits zo efficiënt mogelijk.

Veel succes met jouw auditplanning en audits

Een goede planning draagt bij aan de kwaliteit van jouw audits, maar bij het borgen en beheren van een certificering komt nog veel meer kijken.  Denk ook aan de stappen voor de opvolging van een audit, zoals het rapporteren, informeren en vastleggen van verbeteringen. Meer weten over managementsystemen? Lees hierover verder.